Asiakkaiden henkilötietojen käsittely

Asioidessasi Nissenin myymälöissä tai verkkokaupassamme, sinusta kertyy ja käsitellään asiakkuuteesi liittyen erilaisia henkilötietoja. Koska meille on ensiarvoisen tärkeää käsitellä henkilötietojasi luotettavasti ja läpinäkyvästi, haluamme tällä käsittelyilmoituksella kertoa, kuinka henkilötietojasi käsitellään.

Tutustuthan tähän ja mahdollisesti muihin sinulle antamiimme käsittelyilmoituksiin huolellisesti.

Kaikissa henkilötietojesi käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä tavoitat meidät osoitteesta tietosuoja@instru.fi.

1. Kuka käsittelee henkilötietojani?

Tässä kuvattujen henkilötietojesi rekisterinpitäjä on Instru Optiikka Oy (Y-tunnus 1789727-2, ”Instru Optiikka” tai ”me”).

Kun asioit ketjuumme kuuluvassa franchising-myymälässä, myös kyseinen myymälä on henkilötietojesi rekisterinpitäjä yhdessä Instrun kanssa. Tällä ei kuitenkaan ole vaikutusta henkilötietojesi käsittelyyn tai oikeuksiisi, vaan henkilötietojasi käsitellään aivan vastaavalla tavalla kuin tässä on kuvattu.

Lisäksi Instru Optiikka tarjoaa tietojärjestelmäpalveluita, jotka ovat yhteiskäytössä niiden terveydenhuollon ammattihenkilöiden kesken, jotka toimivat joko itsenäisinä ammatinharjoittajina tai erillisten yritysten kautta tuottavat palveluita osana liikkeidemme palveluvalikoimaa. Nämä terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat tehneet erillisen palveluntuottosopimuksen kanssamme, ja ovat suoraan lain perusteella keräämilleen potilastiedoille itsenäinen rekisterinpitäjä. Esimerkiksi milloin käyt silmälääkärillä, on tutkimuksen suorittanut silmälääkäri potilastietojesi rekisterinpitäjä, kuten on laissa määrätty. Suostumuksellasi potilastietojasi käsittelevät myös muut kuin ne kerännyt rekisterinpitäjä, että pystymme tuottamaan ketjumme palvelut sinulle.

2. Mitä tietoja minusta kerätään ja käsitellään?

Keräämme henkilötietojasi pääasiassa suoraan sinulta itseltäsi ja tekemistäsi toimista. Milloin sinulla on huoltaja tai muu laillinen edustaja, keräämme tietoja myös häneltä. Lisäksi saamme asiakkuuteesi liittyen tietojasi ketjumme franchising-kumppaneiltamme, kanssamme konserniin kuuluvilta yhtiöiltä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

Lisäksi, milloin tarpeen, saamme tietojasi näöntarkastuksesi suorittaneelta silmälääkäriltä ja muilta hoitoon osallistuneilta henkilöiltä. Huomioithan, että potilastietojesi käsittelystä sinua informoidaan erikseen niitä kerättäessä.

Käsittelemme vain tietojasi, jotka ovat alempana kuvattuihin tarkoituksiin tarpeen. Kun haluat hankkia tuotteitamme ja palveluitamme, on sinun annettava hankintaasi liittyen pyytämämme tiedot, tai emme voi myydä ja toimittaa tuotteitamme ja palveluitamme sinulle.

Riippuen ostamistasi tuotteista ja palveluista, asiakkuutesi luonteesta sekä antamistasi suostumuksista, voimme käsitellä sinusta tarpeen niin vaatiessa seuraavanlaisia tietoja:

    • Perustiedot kuten nimi, syntymäaika (henkilötunnus), yhteystiedot, kieli ja ammatti;
    • Alaikäisen henkilön osalta huoltajien tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot sekä täysi-ikäiselle henkilölle mahdollisesti määrätyn laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot;
    • Osto-, tilaus- ja toimitustiedot, kuten asiointimyymälä, tekemäsi ostot ja tilaukset, maksutiedot, ostoshistoriasi, käyttämäsi edut ja etukorttien käyttämiseen liittyvät tiedot;
    • Asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, kuten palautteet, reklamaatiot, tuotteiden takuuta koskevat tiedot sekä asiakaspalvelupuheluiden taltioinnit;
    • Kanta-asiakkuuteen liittyvät tiedot, kuten kanta-asiakasnumerosi ja liittymispäivä;
    • Markkinointitiedot, kuten antamasi kiellot ja suostumuksesi, ilmoittamasi kiinnostustiedot ja käyttämäsi edut;
    • Tarjoamiemme sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat;
    • Potilastiedot ja muut näönhuoltoon ja näöntarkastuspalveluiden käyttämiseen liittyvät tiedot, kuten silmien tarkastustiedot, linssimääräykset, entiset lasit ja piilolinssit, tarkastusten ja merkintöjen tekijän nimi, asema ja merkinnän ajankohta ja tiedot optikkopalvelutapahtumista;
    • Potilastietojen luovuttamista koskevat suostumukset ja kiellot.

3. Miksi ja kuinka tietojani käsitellään?

Käsittelemme tietojasi, kun se on tarpeen:

    • tekemäsi sopimuksen, kuten ostoksen tai tilauksen, täytäntöönpanemiseksi;
    • meille kuuluvan lakisääteisen velvoitteen, kuten kirjanpidon, noudattamiseksi;
    • meidän, sinun, konserniyhtiömme tai franchising-kumppaneidemme oikeutettujen etujen toteuttamiseksi, jotka syntyvät, kun olet meidän asiakkaamme.

Lisäksi voimme käsitellä tietojasi suostumuksellasi, kun olet antanut suostumuksesi henkilötietojesi käsittelyyn yhtä tai useampaa tarkoitusta varten. Informoimme sinua suostumuksen perusteella tapahtuvasta käsittelystä pyytäessämme tällaisen suostumuksen.

Käsittelemme tietojasi toimittaaksemme ja tuottaaksemme sinulle ostamasi tuotteet ja palvelut, asiakkuutesi hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen, vastataksemme yhteydenottoihisi, toteuttaaksemme asiakkuuksiin liittyvää viestintää, mukaan lukien suoramarkkinointia, ja varataksemme ja hallinnoidaksemme aikoja näöntarkastuksiin.

Lisäksi tietojasi käsitellään meidän ja konserniimme ja franchising-ketjuumme kuuluvien yritysten liiketoiminnansuunnitteluun ja kehittämiseen.

4. Luovutetaanko tietojani?

Edellä kuvattuihin tarkoituksiimme liittyen voimme luovuttaa ja siirtää tietojasi franchising-kumppaneillemme, konserniyhtiöillemme, ja huolellisesti valikoiduille yhteistyökumppaneillemme, kuten tavarantoimittajillemme, järjestelmätoimittajillemme ja muille palveluntarjoajillemme. Yhteistyökumppaneillamme ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.

Käsiteltävät henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa EU:n alueella. Tietyissä tilauksissa siirrämme tietojasi Intiaan tai Thaimaaseen tilauksesi toimittamiseksi. Tällaisissa siirroissa tietosuojan taso on taattu vakiomuotoisin sopimuslausekkein, joiden ehdoista toimitamme sinulle pyynnöstä jäljennöksen.

5. Kuinka kauan tietojani säilytetään?

Säilytämme tietojasi niin kauan kuin se on tarpeen hankkimiesi tuotteiden ja palveluiden toimittamiseksi ja toteuttamiseksi tarpeen, ja niin kauan kuin se on tarpeen asiakkuutesi ylläpitämiseksi ja hoitamiseksi. Näkösi muuttuu koko elämäsi ajan ja koska haluamme tarjota sinulle parasta mahdollista palvelua, jonka toteuttamiseksi näköösi liittyvät historiatiedot liittyvät oleellisesti, katsomme, että välillämme on tähän liittyen sinun etujasi palveleva asiallinen ja merkityksellinen yhteys, jonka tarkoituksiin voimme säilyttää tietoja kunnes ilmaiset, ettet halua enää olla asiakkaamme. Arvioimme kuitenkin tietojesi tarpeellisuutta jatkuvasti, ja poistamme kulloinkin tarpeettomiksi käyneet tiedot.

Lisäksi säilytämme tietojasi sen mukaan kun se on tarpeen lainsäädännössä määrättyjen velvollisuuksiemme toteuttamiseksi tarpeen, kuten kirjanpitoa ja kuluttajakauppaa koskevien lakien noudattamiseksi.

Kun henkilötietojesi käsittely ei ole enää tarpeen, ne poistetaan tai anonymisoidaan tietoturvallisesti.

6. Mitä oikeuksia minulla on?

Rekisteröitynä sinulla on oikeus:

    • pyytää pääsyä itseäsi koskeviin henkilötietoihin,
    • pyytää epätarkkojen ja virheellisten tietojen oikaisemista tai poistamista
    • pyytää tiettyjen ehtojen soveltuessa käsittelyn rajoittamista,
    • saada tietyin edellytyksin sinua koskevat henkilötiedot poistettua
    • vastustaa käsittelyä tilanteissa, joissa tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, sekä
    • pyytää sinua koskevat meille toimittamasi henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja myös oikeus saada nämä tiedot siirrettyä toiselle rekisterinpitäjälle.
    • Jos katsot, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavirastolle.

Jos käsittely perustuu suostumukseesi, milloin tahansa peruuttaa tällainen suostumus (huomaathan, ettei tämä kuitenkaan vaikuta ennen peruuttamista suoritettuun käsittelyyn).

Jos katsot, ettei henkilötietojasi käsitellä lainmukaisesti, sinulla on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavirastolle.