Integritetspolicy - Information om behandlingen av personuppgifter

Introduktion

Varifrån insamlas personuppgifterna?

Vilka personuppgifter kan vi komma att behandla om dig?

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Hur skyddar vi dina personuppgifter?

Dina rättigheter

Introduktion

Vilka är vi?

Instru Optiikka Oy ("Instru Optiikka", "Företaget", "vi", "vår" eller "oss") är framstående inom den optiska industrin i Finland och Estland. I Finland är Instru Optiikka verksamt under butiksvarumärkena Instrumentarium, Nissen och Keops. Denna integritetspolicy gäller för alla våra butiker, optiker och ögonläkare som är anställda eller verksamma under de angivna varumärkena i Finland.

Instru Optiikka är en del av EssilorLuxottica-koncernen, en global ledare inom design, tillverkning och distribution av linser, glasögon och solglasögon.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Instru Optiikka Oy

FO-nummer 1789727-2

Befästningsvägen 3

02600 Esbo

Instru Optiikka har utsett ett dataskyddsombud som kan kontaktas via e-post på tietosuoja@instru.fi eller genom att använda ovannämnda postadress.

Om du har några frågor om behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill använda dina dataskyddsrättigheter, kan du kontakta oss via e-post på tietosuoja@instru.fi.

Vad är syftet med denna integritetspolicy?

Syftet med denna integritetspolicy är att tydligt och fullständigt informera dig om hur vi behandlar dina personuppgifter t.ex. i våra butiker, kundtjänst, webbplatser, tjänster och evenemang. Därtill inkluderar denna policy information om dataöverföring till tredje part och dina rättigheter i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, inklusive EU:s allmänna dataskyddsförordning (2016/679, "GDPR") och kompletterande lokala lagar och förordningar, liksom lagen om patientens ställning och rättigheter och lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården ("tillämplig lagstiftning").

Vi kan när som helst uppdatera eller ändra denna integritetspolicy. Vi meddelar dig om alla ändringar till denna policy såvida inte ändringarna är oväsentliga.

Varifrån insamlas personuppgifterna?

Vi samlar dina personuppgifter beroende på hur du kontaktar oss och syftet med kontaktandet. De insamlade personuppgifterna är begränsade till information som är nödvändigt för användningsändamålet.

Vi använder olika metoder och källor för att samla in data från och om dig:

(a) Direkt av dig

Personuppgifter kan samlas in när du besöker våra butiker, optiker eller ögonläkare. Personuppgifter samlas i samband med synkontroller, inköp och ändringar av köpta produkter.

Vi samlar också in uppgifter när du använder våra webbplatser. Till exempel under registreringsprocessen, skapandet av ett kundkonto, när du slutför ditt inköp, går med i våra lojalitetsprogram, deltar i tävlingar och evenemang och när du ger feedback eller lämnar in klagomål. Under vissa omständigheter bandar vi in kundtjänstsamtal och bevarar utskrifter från chatten för kvalitetssäkring och -hantering.

(b) Kakor (cookies)

Vi använder kakor och motsvarande tekniker som automatiskt samlar in specifik information relaterad till din användning av våra webbplatser och onlinetjänster. För mer information om användningen av kakor, läs noggrant vår cookiepolicy som finns på våra webbplatser: https://nissen.fi/evasteet

(c) Från andra källor

Vi kan även få uppgifter från andra källor, liksom från Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, för att utreda eventuella oklarheter gällande patientuppgifter eller för att uppdatera kontaktuppgifter.

För minderåriga kunder samlas uppgifter också in från vårdnadshavaren eller annan lagbestämd förmyndare.

Vilka personuppgifter kan vi komma att behandla om dig?

De personuppgifter vi samlar in beror på hur du tar kontakt med oss, samt syftet med kontaktandet. De insamlade personuppgifterna är begränsade till information som är relevant och nödvändigt för användningsändamålet.

Kategorier av personuppgifter

Personuppgiftskategorier:

Basinformation

Typ av personuppgifter:

För- och efternamn, e-postadress, kön, födelsedatum, bosättningsland, postadress och telefonnummer.

För minderåriga, namn och kontaktuppgifter till deras vårdnadshavare eller lagbestämd förmyndare, samt, i förekommande fall, namn och kontaktuppgifter till alla lagligen utsedda representanter för en vuxen person.

Personuppgiftskategorier:

Identifikationsuppgifter

Typ av personuppgifter:

Dokument eller information som utfärdats av myndigheter, inklusive nationellt ID-kort, pass och personbeteckning.

Personuppgiftskategorier:

Betalningsuppgifter

Typ av personuppgifter:

Kundnummer, information om räkningarna och betalningar, faktureringsadress, faktureringsbelopp, betalningsinformation, kreditvärdighet och uppgifter om produkter som du har köpt från oss.

Personuppgiftskategorier:

Leveransinformation

Typ av personuppgifter:

Kundnummer, leveransadress, leveransmetod, leveransplats, uppgifter om köpta produkter och tjänster, orderinformation, spårningsnummer samt köpets belopp och typ.

Personuppgiftskategorier:

Kunduppgifter

Typ av personuppgifter:

Kundnummer, leveransadress, uppgifter om köpta produkter och tjänster, inköpsställe (butik eller online), orderinformation, köpets belopp och typ, returneringar, klagomål och dina intressen, preferenser och enkätsvar samt din feedback.

Personuppgiftskategorier:

Uppgifter gällande kundkonto

Typ av personuppgifter:

Användarnamn, lösenord samt uppgifter om köpta produkter och tjänster.

Personuppgiftskategorier:

Marknadsförings-information

Typ av personuppgifter:

Kontaktuppgifter, dina preferenser gällande marknadsföringskommunikation, liksom eventuella förbud eller samtycken, samt information i samband med all korrespondens.

Personuppgiftskategorier:

Korrespondens

Typ av personuppgifter:

All korrespondens eller förfrågningar mellan dig och oss, särskilt om det rapporteras om problem med webbplatsen, tjänsterna eller köpta produkterna.

Personuppgiftskategorier:

Patientuppgifter (Känsliga uppgifter)

Typ av personuppgifter:

Synundersökningar, mätningar (optisk korrigering, pupillavstånd etc.), information som påverkar synhälsa och synkontroller som kan utföras i våra butiker och loggdata relaterade till patientuppgifter (personens namn och position samt datum och tid för registrering).

Personuppgiftskategorier:

Enhetsdata

Typ av personuppgifter:

IP-adress eller annan unik kod för din enhet (dator, mobil eller andra enheter), användaruppgifter (inloggningsuppgifter), teknisk information liksom URL, tidszonsinställning och plats, webbläsarinformation och språk.

Personuppgiftskategorier:

Kakor

Typ av personuppgifter:

Din interaktion med våra webbplatser, tjänster, e-postmeddelanden, produkter eller annonser, inklusive statistisk data om denna interaktion.

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi kan behandla dina personuppgifter för ett eller flera ändamål som beskrivet nedan:

Ändamål:

Patientvård och hantering av patientrelationen

Beskrivning:

Vi behandlar dina patientuppgifter när du besöker våra optiker eller ögonläkare, t.ex. för synkontroll. Vi har en rättslig förpliktelse att behandla dina patientuppgifter för att genomföra synundersökning och behandling samt att registrera uppgifter om vård, hälsotillstånd och andra tjänstehändelser i patientinformationssystemet på det sätt som krävs enligt lagen om behandling av kunduppgifter inom social- och hälsovården.
Patientuppgifternas utlämnande mellan hälsovårdstjänsteleverantörer baserar sig på det samtycke du gett oss eller det utlämningstillstånd du har gett i Kanta-systemet. I vissa situationer kan utlämnandet också basera sig på vår rättsliga förpliktelse.

Rättslig grund:

Rättslig förpliktelse och samtycke

Ändamål:

Hantering av enskilda inköp och leveranser

Beskrivning:

Vi behandlar din bas- och leveransinformation för att kunna leverera de beställda produkterna.
Uppgifterna behandlas också när du beställer en enskild produkt utan att logga in på våra tjänster eller skapa ett kundkonto.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal

Ändamål:

Kundhantering i butik och online samt allmän kundtjänst

Beskrivning:

Vi behandlar din basinformation och dina kunduppgifter för att erbjuda tjänster;
hantera produktförsäljningen samt beställningar online och i butik (inköp samt leverans av produkter och tjänster);
hantera kundrelationen (inklusive till exempel returneringar, garanti och kundtjänst); och
hantera prenumerationen på kontaktlinser via leveranstjänsten.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal

Ändamål:

Hantering av betalningar och eventuella obetalda fakturor

Beskrivning:

Vi behandlar din basinformation och dina betalningsuppgifter för att hantera betalningar och obetalda fakturor;
genomföra säkra betalningar online och i butik; och
hantera din fakturering och inkasso.

Rättslig grund:

Fullgörande av avtal

Ändamål:

Skapande och hantering av kundkonton

Beskrivning:

Vi behandlar din basinformation och information gällande kundkonto för att du ska kunna registrera dig på vår webbplats och skapa ett kundkonto;
erbjuda våra tjänster via webbplatserna och kundkontot (t.ex. hantering av registreringsprocessen och tillgång till kontot, kontohantering och påminnelse om produkter i varukorgen);
hantera din kundprofil; och
ge dig möjligheten att delta i våra lojalitetsprogram.

Rättslig grund:

Samtycke

Ändamål:

Digital och direkt marknadsföring

Beskrivning:

Vi behandlar din marknadsföringsinformation för att skicka dig erbjudanden, marknadsföring och periodiska uppdateringar (t.ex. via e-post, telefon, SMS/MMS, brevpost och nyhetsbrev) gällande våra produkter, tjänster och evenemang; och
skapa personligt innehåll, inklusive kommunikation och kommersiella erbjudanden, på basis av dina inköpsvolymer, konsumtionsvanor, produktkategorier samt ditt födelsedatum.

Rättslig grund:

Samtycke

Ändamål:

Kommunikation med oss

Beskrivning:

Vi behandlar all korrespondens för att besvara dina förfrågningar (t.ex. för att hantera begäran om information och meddela dig om tillgänglighet av produkter);
ordna gallup och marknadsundersökningar gällande våra produkter och tjänster via post eller e-post; och
ge dig möjligheten att delta i våra tävlingar och kampanjer.

Rättslig grund:

Samtycke

Ändamål:

Rättsliga förpliktelser

Beskrivning:

I allmänhet behandlar vi personuppgifter som är nödvändiga för att efterfölja nationell och EU-lagstiftning samt myndighetsbeslut. Nedan har vi listat våra väsentligaste rättsliga förpliktelser.
Vi behandlar kunduppgifter för att bevara uppgifter om medicintekniska produkter och samhörande information om bristande kravenlighet, klagomål och produktåterkallelser i samarbete med tillverkare och andra intressenter. Syftet med behandlingen är att säkerställa kvaliteten och spårbarheten av medicintekniska produkterna i enlighet med tillämplig lagstiftning för medicintekniska produkter.
Patientuppgifter behandlas för att hantera vården i samband med sjukförsäkring.
Betalningsuppgifter behandlas och lagras för att uppfylla våra redovisnings- och skatteskyldigheter.
Personuppgifter behandlas för att hantera och uppfylla lagstadgade förfrågningar enligt tillämplig lagstiftning.

Rättslig grund:

Rättslig förpliktelse

Ändamål:

Rättsliga förfaranden och klagomål

Beskrivning:

Vi behandlar personuppgifter som är nödvändiga för att upprätta, framställa och försvara rättsliga anspråk i domstolsförfaranden, eller i administrativa eller utomrättsliga förfaranden som gäller våra rättigheter.
• Vi behandlar personuppgifter i samband med klagomål, reklamationer och anmälningar gällande produkters bristande kravenlighet.

Rättslig grund:

Berättigat intresse: Behandling av känsliga uppgifter grundar sig på artikel 9.2 f i GDPR.

Ändamål:

Företagsköp

Beskrivning:

Vi behandlar dina personuppgifter i samband med en företagsomstrukturering, liksom sammanslagning, försäljning av tillgångar, överföring av eller väsentlig del av vår affärsverksamhet eller finansieringsarrangemang. Vi kan överlåta och överföra personuppgifterna till tredje parter som är involverade i omstruktureringen.

Rättslig grund:

Berättigat intresse

Ändamål:

Informationssäkerhet och underhåll av webbplatsen

Beskrivning:

Vi behandlar din enhetsdata och kakor i syfte att trygga vår nätverks- och informationssäkerhet för att skydda våra tjänster, webbplatser och dina personuppgifter mot förlust, skada, stöld eller olovlig användning;
möjliggöra teknisk hantering av webbplatserna och deras operativa funktioner, inklusive lösa tekniska problem, utföra tester samt genomföra uppdateringar och förbättringar som är omöjliga utan personuppgifter; och
motarbeta eller identifiera bedrägerier eller missbruk av webbplatserna och tjänsterna, inklusive skydda andra användare av webbplatserna och tjänsterna.

Rättslig grund:

Berättigat intresse

Ändamål:

Kakor och analys

Description:

Vi behandlar din enhetsdata och kakor för att utföra statistiska analyser av våra kunder; och
analysera prestandan för våra webbplatser och tjänster samt våra medieinvesteringar, marknadsföringskampanjer och online-inköp.
Vi anonymisera personuppgifter för att utföra statistisk analys.

Rättslig grund:

Samtycke

Hur behandlar vi dina personuppgifter?

Vi delar dina personuppgifter med andra dotterbolag i koncernen

Instru Optiikka är en del av den internationella EssilorLuxottica-koncernen. EssilorLuxottica är en global ledare inom design, tillverkning och distribution av linser, glasögon och solglasögon.

Instru Optiikka (alla våra butiksvarumärken) använder gemensamma IT-system, till exempel kundhanteringssystem. Dina personuppgifter lagras och behandlas i dessa globala IT-system och applikationer som används globalt av EssilorLuxotticas dotterbolag. Den koncernomfattande behandlingen av dina personuppgifter sker genom centraliserade tjänster som erbjuds av Essilor International och Luxottica Group S.p.A.

Behandlas dina personuppgifter av tredje part?

(a) Leverantörer

Vi kan överlåta dina personuppgifter till tredjepartsleverantörer som erbjuder oss tjänster, stöd eller råd, bland annat gällande teknologi, redovisning, administration, försäkring, IT, marknadsföring, dataanalys och rättsliga ärenden.

De flesta av våra tjänsteleverantörer agerar som personuppgiftsbiträden för vår räkning och i enlighet med våra instruktioner samt specifikt avtal som föreskrivs i artikel 28 i GDPR. I avtalet fastställs biträdens skyldigheter samt garanteras lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att efterfölja tillämplig lagstiftning och skydda dina rättigheter. Vissa tjänsteleverantörer, såsom advokater och revisorer, fungerar som oberoende personuppgiftsansvariga och ansvarar självständigt för sin egen behandling.

Vi förutsätter att alla tredjepartsleverantörer är föremål för strikt kontroll och garanterar dina personuppgifters säkerhet och konfidentialitet.

(b) Franchise Partners

Vissa av våra butiker drivs av självständiga butiksinnehavare, som är berättigade till att använda Instru Optiikkas kommersiella koncept och butiksvarumärken Instrumentarium och Keops inom ramen för ett franchiseavtal ("Franchise Partner").

Vårt butiksnätverk, inklusive butiker som drivs av våra Franchising Partners, använder våra IT-system (inkl. kundhanteringssystem och patientinformationssystem), där dina kund- och patientuppgifter lagras. För att säkerställa att vår tjänst är så smidig som möjligt är det viktigt att de specialister som betjänar dig har tillgång till dina kund- och patientuppgifter. Om du till exempel besöker två olika butiker eller har möten med två olika ögonläkare, vill vi att uppgifterna från dina tidigare besök ska vara tillgängliga för våra andra specialister så att de kan ge dig lämplig vård baserat på ditt hälsotillstånd samt dina tidigare besök och betjäna dig på bästa möjliga sätt. Med ditt samtycke har våra specialister tillgång till dina kund- och patientuppgifter i alla våra butiker i den mån det är nödvändigt för din vård.

(c) Ögonläkare som enskilda näringsidkare

En del av de ögonläkare som erbjuder sina tjänster i våra butiker fungerar som enskilda näringsidkare. Det innebär att de inte är anställda av oss. Vi har ett avtalsförhållande med dem och de får använda vårt patientdatasystem. Dessa enskilda ögonläkare är självständiga personuppgiftsansvariga och ansvarar för sin egen behandling av personuppgifter enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Med ditt samtycke kan specialister (inklusive enskilda näringsidkare) få tillgång till dina patientuppgifter i alla våra butiker i den mån det är nödvändig för din vård.

(d) Försäljning eller sammanslagning

Vi kan också överlåta dina personuppgifter om vi säljer, köper, sammanslås, förvärvas av eller samarbetar med andra företag eller affärsverksamheter, eller säljer en del av eller alla våra tillgångar. I sådana fall kan dina personuppgifter finnas bland de överförda tillgångarna.

Vi kan överlåta nödvändig information i samband med en betydande affärstransaktion, till exempel försäljning av en webbplats, en fusion, konsolidering, försäljning av tillgångar eller i den osannolika händelsen av konkurs. Före en sådan händelse kommer vi att informera dig separat gällande överlåtandet av dina uppgifter och begära ditt samtycke om det är nödvändigt enligt tillämplig lagstiftning.

(e) Rättsliga förpliktelser och förfaranden

Vi kan överlåta dina personuppgifter till en myndighet, domstol, administrativt organ eller annan befullmäktigad tredje part (inklusive advokat) om det förutsätts enligt lag, förordning eller domstolsbeslut eller om överlåtandet är nödvändigt för att skydda och försvara våra rättigheter. Vi kan till exempel överlåta dina personuppgifter som gäller våra produkter (t.ex. bågar och linser) till tredje part i enlighet med tillämplig lagstiftning om medicintekniska produkter.

f) Digital marknadsföring

Vi kan överlåta dina personuppgifter till våra tredjepartsleverantörer, liksom Sanoma och Schibsted, för digital riktad marknadsföring. Om du har ett användarkonto till tjänsteleverantörens tjänster, kan tjänsteleverantören koppla ihop de kontaktuppgifter du ger till oss (vanligtvis din e-postadress). Uppgifterna används för att skicka riktad digital marknadsföring som baserar sig på dina intressen. Behandlingen baseras på ditt samtycke och kommer inte att ske till något annat ändamål.

Överförs dina personuppgifter utanför Europeiska ekonomiska samarbetsområdet?

Huvudsakligen behandlar Instru Optiikka personuppgifter inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ("EES").

Instru Optiikka är en del av EssilorLuxottica-koncernen och de koncernomfattande IT-systemen samt tredje parter som anlitas av EssilorLuxottica-koncernen verkar globalt och därmed kan dina personuppgifter behandlas utanför EES.

Därtill, när vi beställer kundanpassade produkter (t.ex. linser) från våra utländska leverantörer, kan dina personuppgifter behandlas och/eller överlåtas utanför EES.

I sådana fall säkerställer Instru Optiikka och EssilorLuxottica att lämpliga säkerhetsåtgärder alltid genomförs för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas i enlighet med tillämplig lagstiftning. När dina personuppgifter behandlas av ett annat bolag i EssilorLuxottica-koncernen, baserar sig säkerhetsåtgärderna på EssilorLuxottica-koncernens (i) interna förbindelser som alla bolag ingått och (ii) dataskyddspraxis som tillämpas i hela koncernen.

Om dina personuppgifter behandlas av bolag inom EssilorLuxottica-koncernen eller tredje parter utanför EES, ser vi och EssilorLuxotica till att någon av följande skyddsåtgärder är i bruk: (i) Europeiska kommissionen har fattat ett beslut om en adekvat dataskyddsnivå för personuppgifter i destinationslandet, (ii) standardavtalsklausuler som godkänts av Europeiska kommissionen har införts eller (iii) annan lämplig överföringsmekanism är tillämplig på överföring av personuppgifter utanför EES i enlighet med tillämplig lagstiftning.

Om du vill ha mer information om våra säkerhetsåtgärder, kan du kontakta oss som angivet i punkt 1.2 i denna integritetspolicy.

Hur länge lagrar vi dina personuppgifter?

Huvudsakligen kommer personuppgifter att lagras så länge som kundrelationen mellan Instru Optiikka och dig varar och så länge som det är nödvändigt för att uppfylla ändamålet med behandlingen. Vi lagrar dina personuppgifter så länge det är nödvändig på grund av följande orsaker:

(a) för att efterfölja lagstadgade lagringstider;

(b) för att uppfylla och efterfölja våra rättsliga och/eller avtalsenliga förpliktelser;

(c) så länge som det är nödvändigt för de ändamålen som nämns i denna integritetspolicy, inklusive kundhantering, produktleverans och marknadsföring.

De huvudsakliga lagringsperioderna listas nedan:

Ändamål:

Patientvård och hantering av patientrelationen